URGENTE OU IMPORTANTE : Como priorizar suas tarefas e ter mais equilibrio.

No mundo atual com tantas distrações, ruidos e tarefas, é natural nos sentirmos sobrecarregados e sufocados com o “pouco tempo” que nos resta, não é verdade? Principalmente se você é um gestor ou empreendedor, cujas atividades burocráticas, sociais e de gestão de equipes, ocupam praticamente o mesmo pacote em termos de volume e TEMPO. O propósito deste post é oferecer  uma das principais ferramentas de Gestão do Tempo, para maximizar sua rotina, de forma prática, ajudando-o a se tornar mais produtivo e eficaz. Nos workshops de Gestão do Tempo, costumo pedir aos participantes que façam três listas. A primeira se chama “Meus ladrões de tempo”- Coloque nesta lista, de forma sincera, todas as suas distrações e tudo o que o tira do foco de suas prioridades. Exemplo: internet, tv., emails… . Em uma segunda lista, escreva as possíveis soluções para a listagem anterior. Na última lista escreva respostas à seguinte questão: “ O que faria (e não faço), se tivesse mais tempo?” Na primeira listagem você perceberá que a maioria das atividades,não contribuem efetivamente para nenhum dos seus propósitos, objetivos e metas; ou seja, não são prioridade, não são importantes.  APESAR, de serem urgentes, em alguns casos. Na pole position das queixas dos ladrões de tempo ficam: 1. Internet, 2.emails,3. trânsito, 4.tv, 5. Preguiça, procrastinação… Já na listagem número 3, ficam: 1.auto desenvolvimento (cursos, pós graduações, idiomas), 2. Atividades físicas,3. Maior tempo para lazer e atividades sociais (amigos e familia) Entretanto, existem algumas verdades sobre o tempo que são incontestáveis. A primeira delas é que nós temos o mesmo número de horas diariamente. São 1440 minutos em 24 horas. Então por que algumas pessoas conseguem realizar muito mais do que nós? Segundo pesquisas realizadas, as pessoas que têm um propósito, um plano de objetivos e metas, conseguem fazer mais em menor tempo. Isto porque, o caminho mais curto entre dois pontos é uma linha reta. Portanto, para quem deseja gerenciar o seu tempo e saltar do estado de “consequência das causas”; para o estado de “causa para as consequências”, deve iniciar com um propósito que seja audacioso, motivador e grandioso.Isto porque quando se tem um propósito, mesmo que ocorram desvios ao longo do caminho, ele será o seu norte, o seu guia, para seguir em frente. Para saber mais sobre Objetivos, propósito e metas, siga os links do meu post https://rejanesantos.wordpress.com/2012/01/12/planejamento-2012-para-voce-e-o-seu-negocio-prosperarem-crie-um-plano-de-marketing-ja/ e também https://rejanesantos.wordpress.com/2011/11/09/plano-de-atracao-e-acao-para-o-seu-negocio-sua-carreira-e-sua-vida/ Pois bem, depois de definir o seu Objetivo, o seu propósito, suas metas anuais, mensais, está na hora de colocar o seu plano em prática, gerenciando melhor as suas atividades diárias. Estou falando sobre priorizar o que é mais importante ao invés de priorizar o que é urgente ! A ferramenta que apresento aqui, chama-se “Matriz de Prioridades ou Matriz Urgente Importante” de Mark Lavergne, que se tornou masi conhecida com Stephen Covey. Uma pesquisa realizada mostrou que 49% do tempo das pessoas são gastos com crises e assuntos urgentes. Nesta matriz estaremos trabalhando não somente com a prevenção de crises, mas também, com a capacidade de alocar o foco do nosso tempo e atenção  ao que realmente é importante; ou seja, nossos objetivos, propósitos, metas.  Matriz de Prioridades Quadrante 1-Relacionados a este quadrante estão as crises e urgências. Sendo portanto, assuntos “URGENTES E IMPORTANTES” Quadrante 2-Objetivos, planejamento – assuntos “ NÃO URGENTES E NÃO IMPORTANTES” Quadrante3– Interrupções, distrações – “URGENTES E NÃO IMPORTANTES” Quadrante 4– Distrações, procrastinação – “NÃO URGENTES E NÃO IMPORTANTES” Quadrante 1-Pois bem, na sua rotina diária, você tem que lidar com diversas tarefas e assuntos que, provavelmente, devem ser classificados como urgentes e muito importantes, não é verdade? Este tipo de assunto que está no quadrante 1, não te deixa pensar em mais nada, são os seus ladrões de tempo. Alguns exemplos: reclamações de clientes, o sistema caiu, faltou luz, funcionário chave faltou, etc… Crises em geral. Quadrante 3-Neste quadrante estão as interrupções aos quais estamos expostos no dia a dia, que nos tiram do foco, consumindo o nosso tempo. Exemplo: telefonemas de amigos e familiares, sem importância, emails, reuniões sem planejamento e de última hora. Quadrante 4– Neste quadrante estão as distrações relacionadas à “embromationship”; ou seja, procrastinação, preguiça, internet excessiva, emails, etc. As consequências: Q1- stress, apagar incêndio, foco no imediatismo Q3- foco no curto prazo, gerenciamento de crises, valor agregado baixo, faltar de controle, vitimização Q4- círculo vicioso, falta de foco e resultados, irresponsabilidade com prazos, dependência total de terceiros. Estratégia para priorização de atividades: Mantenha-se no quadrante 2 ! No quadrante 2 estão os assuntos verdadeiramente importantes, relacionados ao seu objetivos e metas; ou seja, ao seu planejamento.Portanto, o foco está em resultados que perduram e que são de longo prazos. Exemplos: relatórios, planejamento de metas,networking, criação de novos projetos e produtos, desenvolvimento, etc… Como se manter no quadrante 2 ? 1.        Priorização de atividadesPara priorizar devemos saber o que é urgente e o que é prioritário

  • Assuntos urgentes
    • Tem importância porque demandam atenção imediata.
  • Assuntos importantes
    • Podem se tornar urgentes se não forem feitos
    • Geralmente tem um efeito de longo prazo

Para julgar se uma tarefa/assunto é importante, avalie-os segundo :

  • O impacto de realizá-lo
  • O efeito de não realizá-lo

Prática no Quadrante 2 !

  • Mantenha uma agenda organizada com pelo menos uma meta dos seus objetivos a concluir.
  • Cuide dos assuntos por nível de importância, para que não se transformem em crises.
  • Abra mão do que não quer, para dar espaço para o que quer – Caso tenha prazos a cumprir e muito a realizar, faça quebras que te permitam continuar, sem stress. Exemplo: uma vez tive um grande projeto para concluir de descrição de cargos e análise de organogramas, junto a isso, visitas em casa e a minha familia para dar atenção. A minha saída foi fazer quebras ao longo do dia; ou seja, ao longo do dia trabalhava o máximo que podia com foco. Depois, dava atenção às pessoas e à minha familia, alocando o horário do jantar, por exemplo. Após o jantar, lá pelas 23 horas, continuava o atrbalho até 1:00 hora. Foi um período em que tive que me sacrificar um pouco, mas valeu a pena ! Cumpri com os prazos, fiz um ótimo trabalho e dei a mim e aos outros a atenção necessária.
  • Faça uma listagem de tarefas ao final do dia, para que no dia seguinte, já tenha uma diretriz de trabalho.
  • Peça ajuda às pessoas a sua volta, explicando que precisa finalizar um trabalho e marque um horário para falar com as mesmas, depois.
  • Se o trabalho for daqueles “desafiadores”… coloque um timer (eu uso um de vaquinha, daqueles de cozinha). Crio um fator competitivo, apra me estimular a acabar em X tempo aquela atividade “chata”… mas IMPORTANTE !
  • Diga não e seja assertiva – Com educação, priorize o seu espaço e explique que “não” poderá ajudar naquele momento e negocie, se desejar, outra forma.

Para saber mais em qual quadrante costuma planejar suas atividades, faça o teste, visitando meu site www.cocreationcoaching.com.br, na aba recursos – Blog coachtório. Espero ter ajudado e adoraria receber seus comentários ! Pax,lux, Rejane Rejane Santos, MSc. é Coach, Consultora de RH, Palestrante, autora do livro: ISO 9000 para a Hotelaria, ed. Qualitymark. Para contratar seus serviços, entre em contato pelo email coachrejanesantos@cocreationcoaching.com.br Para saber mais sobre seus produtos, workshop de Gestão do Tempo e outros, envie email para cocreationcoaching@cocreationcoaching.com.br

4 comentários sobre “URGENTE OU IMPORTANTE : Como priorizar suas tarefas e ter mais equilibrio.

  1. Iara Nagle disse:

    Essa garota é demais! Super empreendedora e antenada, e o que é melhor, sempre visando a ajuda ao outro, como uma de suas prioridades. Amei, Rejane! Bjso

    • Rejane disse:

      Minha querida,
      Estou com saudades e em débito com você. Vamos nos encontrar nesta próxima semana? Poderíamos marcar na cafeina da Farme ou prefere no shopping de Botafogo? tipo 15 ou 16 horas? agora, vc. escolhe o dia. Vou falar com Soraya tbm.

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